آیین نامه تایید صلاحیت ارزیابان

 دستورالعمل مدیریت ارزیابی جایزه ملی کیفیت ایران

۱- هدف :

 هدف از تدوین این دستورالعمل نحوه مدیریت فرآیند ارزیابی جایزه ملی کیفیت و جوایز بخشی وابسته توسط کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت ایران است .

 ۲- دامنه کاربرد :

این دستورالعمل در محدوده جایزه ملی کیفیت ایران و کلیه جوایز بخشی/ موضوعی مرتبط با جایزه ملی کیفیت ایران معتبر می باشد .

 ۳- مراجع الزامی :

آخرین ویرایش نظام نامه جایزه ملی کیفیت ایران

 ۴- تعاریف و اصطلاحات :

۴-۱- ارزیاب ارشد : به فردی اطلاق می شود که با انتخاب کمیته ارزیابی و مطابق مفاد این دستورالعمل ، سرپرستی تیم ارزیابی سازمان را بر عهده خواهد داشت .

۴-۲- ارزیاب : به فردی اطلاق می شود که به عنوان عضوی از تیم ارزیابی ، به ارزیابی سازمان خواهد پرداخت .

۴-۳- مشاهده گر : به فردی اطلاق می شود که در تیم ارزیابی صرفا جهت کسب تجربه ارزیابی حضور یافته و نقشی در ارزیابی سازمان نخواهد داشت .

۴-۴- متخصص صنعت : به فردی اطلاق می شود که دارای توانمندهای علمی و تجربی مشخص که در حوزه خاصی به تیم ارزیابی مشاوره می دهد .

۴-۴- مجری جایزه : سازمان ، نهاد یا تشکلی است که توسط دبیرخانه جایزه ملی کیفیت ایران انتخاب و برای مدت مشخص ، مسئولیت کلیه امور اجرایی جایزه ملی کیفیت ایران را بر عهده خواهد داشت .

۴-۵- کمیته ارزیابی : مجموعه ای از ارزیابان ارشد که سابقه سرپرستی تیم ارزیابی در سطح تندیس جایزه ملی کیفیت ایران را بر عهده داشته اند .

۴-۶- بانک ارزیابان : فهرستی متمرکز و متشکل از کلیه سطوح ارزیابان مورد تایید جایزه ملی کیفیت ایران است که شامل اطلاعات مرتبط با سوابق و سطوح مورد ارزیابی توسط کلیه سطوح ارزیابان بوده و همه جوایز مرتبط نیز می بایست در انجام ارزیابی ها از افراد مجاز نامبرده در این فهرست استفاده نمایند .

۴-۷- آزمون/مصاحبه ارزیابان : فرآیندی است که هر ساله از بین متقاضیان حضور در فرآیند ارزیابی ، واجدین شرایط را بر اساس معیارهای احراز صلاحیت انتخاب نموده و در سطوح ارزیاب ، مشاهده گر و متخصص صنعت در جریان فرآیند ارزیابی بکار می گیرد .

  • مفروضات :

متقاضیان حضور در فرآیند ارزیابی جایزه ملی کیفیت ایران جهت دعوت به مصاحبه/آزمون می بایست حداقل دارای شرایط ذیل باشند .

۵-۱- دارای تحصیلات دانشگاهی حداقل در سطح کارشناسی

۵-۲- دارای حداقل ۳ سال سابقه کار رسمی

۵-۳- طی دوره های رسمی مرتبط با مدل ، منطق ارزیابی و روش های خودارزیابی جایزه ملی کیفیت ایران

  • شرح مسئولیت ها :

۶-۱- مجری جایزه :

  • اعلام فراخوان ارزیاب و انتشار فرم ثبت نام(پیوست شماره ۱) از طریق وب سایت رسمی جایزه ملی کیفیت ایران
  • اخذ و جمع آوری فرم ثبت نام متقاضیان ارزیابی
  • تشکیل جلسات کمیته ارزیابی و برگزاری جلسات آزمون/مصاحبه
  • ایجاد بانک جامع ارزیابان جایزه ملی کیفیت ایران
  • و سایر موارد مورد توافق با کمیته ارزیابی

۶-۲- کمیته ارزیابی :

  • انجام مصاحبه/آزمون انتخاب ارزیابان (پیوست شماره ۲)
  • انتخاب سطوح متقاضیان ارزیابی بر مبنای نتایج مصاحبه/آزمون در سه آیتم نیاز به آموزش ، مشاهده گر و ارزیاب
  • تعیین تیم های ارزیابی جایزه بر مبنای بانک ارزیابان جایزه ملی کیفیت ایران

 

  • معیارهای احراز صلاحیت ارزیابان

علاوه بر شرایط عمومی متقاضیان مورد اشاره در بند ۵ ، شرایط اختصاصی تعیین صلاحیت ارزیابان بر اساس معیارهای ذیل که از طریق فرآیند مصاحبه /آزمون بنابر نظر کمیته ارزیابی ، بصورت نتیجه مصاحبه اعلام خواهد گردید بشرح ذیل می باشد

۷-۱ متخصص صنعت

  • آشنایی اولیه با مفاهیم ارزیابی و مدل
  • دارا بودن تحصیلات آکادمیک مرتبط با صنعت مورد ارزیابی
  • عدم اشتهار به سوء سابقه و بدنامی در صنعت مربوطه
  • حداقل ۱۰ سال تجربه کاری مرتبط با صنعت و حوزه مورد ارزیابی

 

۷-۲-  مشاهده گر

  • پذیرش به عنوان مشاهده گر از طریق مصاحبه / آزمون کمیته ارزیابی
  • داشتن آشنایی کامل با آخرین ویرایش مدل جایزه ملی کیفیت ایران
  • داشتن آشنایی کامل با آخرین منطق ارزیابی جایزه ملی کیفیت ایران
  • داشتن مهارت کافی برای امتیازدهی رویکردها
  • آشنایی کافی با خانواده استانداردهای مدیریت کیفیت به ویژه ISO9000, ISO9001, ISO9004
  • توانایی ایجاد ارتباط کلامی و رفتاری با مخاطب
  • داشتن مهارتهای کارتیمی و مشارکت فعال در تیم های ارزیابی

تبصره : مشاهده گر در صورت حضور موفق در فرآیند ارزیابی به تایید سرارزیاب مربوطه ، به عنوان ارزیاب دعوت به همکاری می شود.

۷-۳ – ارزیاب اهتمام

  • داشتن آشنایی کامل با آخرین ویرایش مدل جایزه ملی کیفیت ایران
  • داشتن آشنایی کامل با منطق ارزیابی و خود ارزیابی جایزه کیفیت ایران
  • داشتن مهارت کافی برای امتیازدهی رویکردها
  • آشنایی کافی با خانواده استانداردهای مدیریت کیفیت به ویژه ISO9000, ISO9001, ISO9004
  • توانایی ایجاد ارتباط کلامی و رفتاری با مخاطب
  • داشتن مهارتهای کارتیمی و مشارکت فعال در تیم های ارزیابی
  • کسب حداقل ۷۵% امتیاز از فرم نظرسنجی سرارزیاب در زمان مشاهده گری
  • داشتن حداقل یک مورد تجربه مشاهده گری در سطوح مختلف

 ۷-۴ –  سر ارزیاب اهتمام / ارزیاب اشتهار

  • داشتن آشنایی کامل با آخرین ویرایش مدل جایزه ملی کیفیت ایران
  • داشتن آشنایی کامل با منطق ارزیابی جایزه کیفیت ایران
  • داشتن مهارت کافی برای امتیازدهی رویکردها
  • آشنایی کافی با خانواده استانداردهای مدیریت کیفیت به ویژه ISO9000, ISO9001, ISO9004
  • توانایی ایجاد ارتباط کلامی و رفتاری با مخاطب
  • داشتن مهارتهای کارتیمی و مشارکت فعال در تیم های ارزیابی
  • کسب حداقل ۸۰% امتیاز از فرم نظرسنجی سرارزیاب در ارزیابیهای پیشین
  • داشتن حداقل دو مورد تجربه ارزیابی در سطح اهتمام
  • عدم دریافت شکایت یا تخلف ( شخصی / تیمی)

تبصره یک: هر دو مورد شکایت و تخلف وارد و صحیح ( به تشخیص کمیته ارزیابی)  از سوی سازمان ارزیابی شونده منجر به یک درجه تنزل رتبه سرارزیاب می گردد.

۷-۵   سر ارزیاب اشتهار

  • آشنایی کافی با خانواده استانداردهای مدیریت کیفیت به ویژه ISO9000, ISO9001, ISO9004
  • اثبات مهارت ارزیابی حرفه ای به تایید اعضاء کمیته ارزیابی
  • داشتن مهارتهای کارتیمی و مشارکت فعال در تیم های ارزیابی
  • کسب حداقل ۸۵% امتیاز از فرم نظرسنجی سرارزیاب در ارزیابیهای پیشین
  • داشتن حداقل چهار مورد تجربه ارزیابی در کلیه سطوح که دست کم دو مورد آن در سطح اشتهار باشد.
  • عدم دریافت شکایت یا تخلف ( شخصی / تیمی)
  • عدم مشاهده خطاهای فنی در نگارش گزارشهای بازخور که توسط سرارزیابان پیشین، کمیته ارزیابی و یا سازمان ارزیابی شونده متذکر شده باشد.
  • عدم مشاهده خطاهای رفتاری و نقض اصول اخلاق حرفه ای
  • عدم مشاهده ی سوابقی از گزارش نکردن ذینفع بودن در ارزیابیهای پیشین
  • عدم تاخیر بیش از دو هفته در ارائه گزارش بازخور در تجربه سرارزیابی اهتمام

تبصره دو: هر دو مورد شکایت وارد و صحیح ( به تشخیص کمیته ارزیابی)  از سوی سازمان ارزیابی شونده و با سوء سابقه در ارزیابی ها منجر به یک درجه تنزل رتبه سرارزیاب می گردد.

۷-۶   ارزیاب تندیس

  • آشنایی کافی با خانواده استانداردهای مدیریت کیفیت به ویژه ISO9000, ISO9001, ISO9004
  • حداقل ۳ سال تجربه در زمینه طراحی یا استقرار و یا هدایت سیستمهای مدیریت و یا تجربه اجرایی مشابه
  • اثبات مهارت ارزیابی حرفه ای به تایید بیش از نیمی از اعضاء کمیته ارزیابی
  • داشتن مهارتهای کارتیمی و مشارکت فعال در تیم های ارزیابی
  • کسب حداقل ۹۰% امتیاز از فرم نظرسنجی سرارزیاب در ارزیابیهای پیشین
  • داشتن حداقل پنج مورد تجربه ارزیابی در کلیه سطوح که دست کم سه مورد آن در سطح اشتهار باشد.
  • عدم دریافت شکایت یا تخلف ( شخصی / تیمی)
  • عدم مشاهده خطاهای فنی در نگارش گزارشهای بازخور که توسط سرارزیابهای پیشین، کمیته ارزیابی و یا سازمان ارزیابی شونده متذکر شده باشد.
  • عدم اشتهار به سوء استفاده از موقعیت در تیمهای ارزیابی و بدنام کردن دبیرخانه یا سایر نهادهای مربوط به جایزه کیفیت
  • عدم مشاهده ی سوابقی از گزارش نکردن ذینفع بودن در ارزیابی های پیشین

 

تبصره سه: هر دو مورد شکایت وارد و صحیح ( به تشخیص کمیته ارزیابی) از سوی سازمان ارزیابی شونده ویا سوء سابقه در ارزیابیها منجر به یک درجه تنزل رتبه ارزیاب می گردد.

۷-۷ سر ارزیاب تندیس

  • آشنایی کافی با خانواده استانداردهای مدیریت کیفیت به ویژه ISO9000, ISO9001, ISO9004
  • حداقل ۷ سال تجربه در زمینه طراحی یا استقرار و یا هدایت سیستمهای مدیریت و یا تجربه اجرایی مشابه
  • اثبات مهارت ارزیابی حرفه ای به تایید بیش از دو سوم اعضاء کمیته ارزیابی
  • داشتن مهارتهای کارتیمی و مشارکت فعال در تیم های ارزیابی
  • کسب حداقل ۹۵% امتیاز از فرم نظرسنجی سرارزیاب در ارزیابی های پیشین
  • داشتن حداقل هفت مورد تجربه ارزیابی در کلیه سطوح که دست کم دو مورد آن در سطح تندیس باشد.
  • عدم دریافت شکایت یا تخلف ( شخصی / تیمی)
  • عدم مشاهده خطاهای فنی در نگارش گزارشهای بازخور که توسط سرارزیاب های پیشین، کمیته ارزیابی و یا سازمان ارزیابی شونده متذکر شده باشد.
  • عدم اشتهار به سوء استفاده از موقعیت در تیمهای ارزیابی و بدنام کردن دبیرخانه یا سایر نهادهای مربوط به جایزه کیفیت
  • عدم مشاهده ی سوابقی از گزارش نکردن ذینفع بودن در ارزیابی های پیشین
  • عدم تاخیر بیش از چهار هفته در ارائه گزارش بازخور در تجربه سرارزیابی اشتهار

 

تبصره چهار: هر یک مورد شکایت وارد و صحیح ( به تشخیص کمیته ارزیابی) از سوی سازمان ارزیابی شونده ویا سوء سابقه در ارزیابیها منجر به دو درجه تنزل رتبه سرارزیاب می گردد.

  • نقش هر یک از اعضای تیم ارزیابی

کمیته ارزیابی اطمینان حاصل می کند که تمام اعضاء تیمهای ارزیابی به شرح ذیل به وظایف و نقش خود در فرآیند ارزیابی آگاه هستند:

۸-۱ – نقش متخصص صنعت

  • مشاوره به تیم جهت درک کسب و کار
  • مشاوره به تیم جهت درک زبان سازمان
  • مشاوره به تیم جهت درک نتایج برداشتی و عملکردی
  • مشاوره جهت درک صحیح استانداردهای خاص صنعت و میزان اجرای صحیح آن ها
  • مشاوره جهت تهیه برنامه بازدید از محل
  • مشاوره در جهت بررسی مقایسه ها و اهداف

۸-۲- نقش مشاهده گر

  • انجام کامل ارزیابی به صورت فردی
  • مشارکت و حمایت از فرآیند دستیابی به اجماع آراء
  • در صورت مقتضی ، مشارکت در بازدید از محل
  • مشارکت و حمایت از تهیه گزارش بازخوردی
  • رعایت کلیه چارچوب‌های زمانی توافق شده درگروه
  • ایجاد مهارت در خویشتن به عنوان یک ارزیاب بالقوه
  • سکوت در فرآیند بازدید از محل

۸-۳- نقش ارزیاب

  • انجام کامل ارزیابی به صورت فردی
  • مشارکت و حمایت از فرآیند دستیابی به اجماع آراء
  • در صورت مقتضی، مشارکت در برنامه‌ریزی بازدید ازمحل و انجام بازدید
  • مشارکت و حمایت از تهیه گزارش بازخوردی
  • رعایت کلیه چارچوب‌های زمانی توافق شده درگروه
  • رعایت کلیه اصول حرفه ای و اخلاقی در فرایند ارزیابی

 

۸-۴- نقش سر ارزیاب

  • هدایت برنامه‌ریزی و سازماندهی فرآیند ارزیابی
  • طرح‌ریزی نحوه مدیریت ارزیابی
  • ایجاد انگیزه و روحیه کار گروهی در گروه
  • حل و فصل موارد موجود در گروه یا با سایر ذینفعان
  • توسعه و حفظ ارتباط بسیار خوب با سازمان در حال ارزیابی
  • در صورت نیاز، ارائه بازخورد به سازمان به شکل رو در رو
  • رعایت کلیه اصول حرفه ای و اخلاقی در فرایند ارزیابی

 

  • نحوه مدیریت فرآیند ارزیابی جایزه ملی کیفیت و جوایز بخشی
  • کلیه جوایز با ارایه درخواست مکتوب می توانند از کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت ایران درخواست ارایه معرفی سر ارزیابان ،ارزیابان ، مشاهده گران و متخصصین صنعت نمایند ، این درخواست باید حداکثر ظرف مدت یک هفته توسط توسط دبیر کمیته ارزیابی پاسخ داده شود.
  • فرایند ارزیابی و گزارش دهی در جوایز بخشی باید مطابق با قوانین و الزامات کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت انجام پذیرد.
  • جوایز بخشی میتوانند نماینده خویش را جهت حضور در کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت با هدف ایجاد هماهنگی های لازم معرفی نمایند ، در صورتی که نماینده معرفی شده جزو اعضای کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت نباشد این معرفی به عنوان عضویت در کمیته تلقی نمی شود و فقط جهت انجام امور هماهنگی خواهد بود.
  • جوایز بخشی موظفند جهت ایجاد بانک اطلاعاتی یکپارچه ارزیابان جایز ملی کیفیت ایران ، اسامی و مشخصات تمامی سرارزیابان ، ارزیابان ، مشاهده گران و متخصیصن صنعت خویش را ظرف مدت دو هفته پس از درخواست رسمی کمیته ارزیابی به این کمیته جهت انجام مصاحبه ها و تعیین سطح جهت درج در بانک اطلاعاتی ارسال نمایند.
  • جوایز بخشی می توانند با صورت مستقل نسبت به برگزاری دوره های آموزشی تربیت ارزیاب با استفاده از مدرسین مورد تایید جایزه ملی کیفیت ایران اقدام نمایند و نتایج برگزاری دوره ها را به کمیته ارزیابی جهت بهره برداری و در صورت تایید درج در بانک اطلاعاتی ارسال نمایند.
  • جوایز بخشی در انتخاب و معرفی متخصصین صنعت مختار بوده و می توانند با رعایت مفاد این روش اجرایی دعوت و مصاحبه نموده واسامی را به کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت ارسال نمایند.
  • سوابق انجام ارزیابی ها در سطح جوایز بخشی تفاوتی با جایزه ملی کیفیت ندارد و تمام جوایز بخشی در این مورد باهم و با جایزه ملی کیفیت مشابه خواهند بود.
  • در صورتی که یک سرارزیاب ، ارزیاب ، مشاهده گر و یا متخصص صنعت در هر یک از جوایز بخشی مرتکب فعل غیر حرفه ای و غیر اخلاقی گردد، باید موارد با ذکر دلایل و شواهد به کمیته ارزیابی توسط جایزه بخشی ارسال و در سوابق آن فرد درج گردد. تمامی جوایز بخشی در صورت اعمال کاهش رتبه برای فرد خاطی ، موظف به اعمال آن در فرآیند ارزیابی هستند.
  • فرآیند ارزیابی در تمام جوایز بخشی مشابه جایزه ملی کیفیت بوده و نظارت بر این فرآیند بر عهده کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت می باشد. گزارش تایید فرآیند و نتایج ارزیابی ها توسط کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت به کمیته فنی ارایه خواهد شد.
  • کمیته فنی مطابق دستورالعمل نظارت بر کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت نظارت می نماید.
  • کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت جهت نظارت بر فرآیند ارزیابی جوایز بخشی نماینده یا نمایندگانی را از اعضای کمیته ارزیابی که در آن جایزه بخشی ذینفع نیستند را معرفی می نمایند.
  • کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت مسئول تهیه بانک افراد قابل استفاده در فرآیند ارزیابی جایزه ملی کیفیت ایران است و این بانک اطلاعاتی شامل اطلاعات همه ارزیابان جوایز بخشی نیز می باشد.
  • کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت یک کمیته مستقل بوده و از سرارزیابان سطح تندیس جایزه تشکیل می شود ، حضور در این کمیته الزامی نبوده ولی تمام سرارزیابان سطح تندیس جایزه حق حضور در کمیته را دارند .
  • امور هماهنگی این کمیته توسط دبیر کمیته که هر سه سال توسط اعضای کمیته انتخاب میشود انجام میگردد.
  • این کمیته با هماهنگی با مجری دوره ای جایزه نسبت به هماهنگی امور ارزیابی اقدام می نماید.
  • دبیر کمیته ارزیابی سخنگوی کمیته بوده و نقطه نظرات کمیته را در مراجع ذیصحلاح ارایه می نماید.
  • داوطلبین دبیرکمیته ارزیابی باید سابقه پنج سال حضور در کمیته را داشته باشند. در هنگام برگزاری انتخاب دبیر کمیته ارزیابی ، قدیمی ترین عضو کمیته ارزیابی که کاندید نباشد نسبت به مدیریت برگزاری انتخابات اقدام می نماید.
  • جوایز بخشی می توانند نسبت به تشکیل کمیته ارزیابی جوایز بخشی با هماهنگی و نظارت کمیته ارزیابی جایزه ملی کیفیت اقدام نمایند ، این کمیته ها باید بعنوان نهادی مستقل اقدام نماید و در ارزیابی ها و اعلام نتایج به صورت کاملا مستقل عمل نماید و تحت کنترل و یا فشار دبیرخانه جوایز بخشی و یا سایر نهادها نباشند.
  • شایان ذکر است شغل و بست اعضای کمیته های ارزیابی در جوایز مرتبط نافی استقلال کمیته نمی باشد.