راهنمای تدوین اظهارنامه

(دانلود راهنمای تدوین اظهارنامه)

ساختار گزارش/ اظهارنامه ارسالي به دبيرخانه جايزه

1-  گزارش سطح اهتمام به كيفيت

در سطح اهتمام، گزارشي با محتواي زير مورد نياز مي‌باشد:

حداكثر 15 صفحه شامل :

3  3 صفحه معرفي سازمان و محصول مورد نظر جهت شركت در جايزه، ماموريت، چشم اندار و ارزش‌هاي سازمان، وظايف جاري سازمان، مشتريان، شركا و تامين كنندگان اصلي، شرايط رقابتي و چالش هاي استراتژيك سازمان و فعاليت‌هاي انجام شده در زمينه کيفيت .

3  1 صفحه چارت سازماني

3  1 صفحه گزارش آموزش هاي مرتبط با كيفيت، مديريت كيفيت و مدل INQA

3  7صفحه گزارش خود ارزيابي براساس هفت معيار مدل و معرفي فعاليت‌هاي بهبود

3  3 صفحه گزارش پيشرفت و عملياتي بودن سه فعاليت بهبود و ميزان اثربخشي آنها

2-  اظهارنامه سطح اشتهار به كيفيت

در سطح اشتهار، اظهارنامه‌اي بر اساس يكي از ساختارهاي زير مورد نياز مي‌باشد.

ساختار يك: ساختار متداول

حداكثر 55 صفحه شامل :

32صفحه معرفي سازمان و محصول مورد نظر جهت شركت در جايزه، ماموريت، چشم اندار و ارزش‌هاي سازمان، وظايف جاري سازمان، مشتريان، شركا و تامين كنندگان اصلي، شرايط رقابتي سازمان و چالش استراتژيك سازمان

3  1 صفحه چارت سازماني

3  7 صفحه مرور معيارها و مقايسه آن با وضعيت و عملكرد سازمان براساس خودارزيابي انجام شده

3  40 صفحه تشريح اقدامات انجام شده و وضعيت سازمان در مقايسه با زيرمعيارهاي مدل در مورد توانمندسازها و ارائه نمودارهاي مرتبط با معيارهاي نتايج براساس خودارزيابي انجام شده

3  4 صفحه ضمائم

3  1صفحه مجموعه لغات

ساختار دو: ساختار جديد

3  2 صفحه معرفي سازمان و محصول مورد نظر جهت شركت در جايزه، ماموريت، چشم‌انداز و ارزش‌هاي سازمان، وظايف جاري سازمان، مشتريان، شركا و تامين كنندگان اصلي، شرايط رقابتي سازمان و چالش اصلي استراتژيك سازمان

3  1 صفحه چارت سازماني

3نقشه توانمندساز (Enabler Map) حداكثر 15 صفحه، شامل مرور رويكردها و پروژه‌ها بهبود به كار گرفته شده در ارتباط با مدل INQA به تفكيك معيارهاي توانمندساز با ذكر ارتباطشان با زيرمعيارهاي نتايج، بطور نمونه مانند جدول1.

3جداول و نمودارهاي نتايج (با اشاره به توانمندسازهاي اصلي مرتبط) – حداكثر 10 صفحه

توجه: در ساختار جديد تدوين اظهارنامه، اطلاعات مندرج در اظهارنامه بصورت تحليلي ارائه شده و ارتباط

مابين توانمندسازها و نتايج شفاف مي‌گردد و سازمان با سهولت بيشتري به تدوين اظهارنامه مي‌پردازد.

3-  اظهارنامه سطح تنديس جايزه ملي كيفيت ايران

در سطح تنديس، اظهارنامها ي بر اساس يكي از ساختارهاي زير مورد نياز مي‌باشد.

ساختار يک: ساختار متداول

حداكثر 75 صفحه شامل:

3  2صفحه معرفي سازمان و محصول مورد نظر جهت شركت در جايزه، ماموريت، چشم اندار و ارزش‌هاي سازمان، وظايف جاري سازمان، مشتريان، شركا و تامين كنندگان اصلي، شرايط رقابتي سازمان و چالش اصلي استراتژيك سازمان

3  1 صفحه چارت سازماني

3  7 صفحه مرور معيارها و مقايسه آن با وضعيت و عملكرد سازمان براساس خودارزيابي انجام شده

3 60 صفحه تشريح اقدامات انجام شده و وضعيت سازمان در مقايسه با زيرمعيارهاي مدل در مورد توانمندسازها و ارائه نمودارهاي مرتبط با معيارهاي نتايج براساس خودارزيابي انجام شده

3 4 صفحه ضمائم

3 1 صفحه مجموعه لغات

ساختار دو: ساختار جديد

3 2 صفحه معرفي سازمان و محصول مورد نظر جهت شركت در جايزه، ماموريت، چشم انداز و ارزش‌هاي سازمان، وظايف جاري سازمان، مشتريان، شركا و تامين كنندگان اصلي، شرايط رقابتي سازمان و چالش استراتژيك سازمان

3 1 صفحه چارت سازماني

3 نقشه توانمندساز (Enabler Map) حداكثر 15 صفحه، شامل مرور رويكردها و پروژه‌هاي بهبود به كار گرفته شده در ارتباط با مدل INQA به تفكيك معيارهاي توانمندساز با ذكر ارتباطشان با زيرمعيارهاي نتايج، بطور نمونه مانند جدول 1.

3جداول و نمودارهاي نتايج (با اشاره به توانمندسازهاي اصلي مرتبط)-حداكثر 10 صفحه

(جزئيات تدوين اظهارنامه در دوره آموزشي يك روزه مرتبط تشريح مي‌گردد.)

جدول 1: نقشه توانمدساز نمونه، در مورد معيار فرايندها

4-   الگوي نگارش  اظهارنامه

به منظور نوشتن اظهارنامه بايستي به نكات زير توجه نمود:

1- ساختار مناسب و تعداد صفحات

اگرچه بعضي از اظهارنامه ها توسط تعداد افراد كمي نوشته مي شوند، اما ترجيح داده مي‌شود كه تدوين اظهارنامه با مشاركت تعداد زيادتري از افراد سازمان كه به صورت گروهي در مورد هر يك از معيارها تشكيل شده‌اند، صورت گيرد.

اولين گام در ايجاد سازگاري بين اين گروه‌ها تعيين حداكثر تعداد صفحات براي هر معيار است. يكي از معمول‌ترين اين تقسيم‌بندي‌ها، تخصيص صفحات اظهارنامه به معيارها براساس درصد امتيازشان است. توجه داشته باشيد كه رعايت حداكثر تعداد كل صفحات الزامي است، ليكن تعداد صفحات مشخص شده براي هر معيار مطلق نيست و مي‌تواند تغيير نمايد. لازم است اظهارنامه براساس معيارها فصل‌بندي شود. بدين ترتيب كه هر فصل با يك معيار، فرضاً معيار رهبري شروع مي‌شود و در بخش‌هاي هرفصل، معيارهاي فرعي مدل آورده مي‌شود و در ذيل هر معيار فرعي با توجه به نكات مربوطه توضيحات لازم بنحوي كه قبلاً ذكر گرديد، آورده مي‌شود.

2- نرم افزار تايپ، نوع فونت و حاشيه‌ها

براي تايپ اظهارنامه بايستي از نرم افزار Word ويرايش 2003 يا بالاتر استفاده شود. اظهارنامه بايستي انحصاراً با فونت فارسي مطابق جدول2، تايپ شده و بصورت يك رو بر روي كاغذ A4 چاپ شود. تعداد سطرها در هر صفحه بايستي 28 سطر باشد و رعايت اندازه فونت و ميزان حاشيه‌ها بقرار زير مي‌باشد.

3- تعداد نسخ اظهارنامه

كليه سازمان هاي متقاضي مي‌بايستي 5 نسخه از اظهارنامه خود را بصورت فنري صحافي و مجلد نموده و به همراه يك نسخه فايل الكترونيكى (به فرمت WORD )كه بر روي لوح فشرده ( CD ) قاب‌دار ذخيره شده است، به انجمن مديريت كيفيت ايران، تحويل و رسيد دريافت نمايند.

جدول 2: مشخصات صفحات